Student Equity & Diversity Census FAQ

General FAQ

When will the Student Equity & Diversity Census run?

The survey will be presented to you when you enrol in your courses.

Is the Census accessible?

Yes, the format of all the Census questions are WCAG AA/508 accessible.

Why is the Student Equity & Diversity Census important to York University?

Inclusion is extremely important to York University, and our commitment to a more inclusive community is reflected in our core values and in the University Academic Plan. The Census is critical, because it will allow York University to learn more about the diversity of its students and the responses are a step towards informing and creating a more inclusive future by helping York to reduce barriers to access, and create targeted services, supports and resources for you to enjoy.

Has York had a census like this before?

This is the second census of its kind at York University. The University is planning for an annual Student Census during enrolment each Fall.

Why is York Collecting this data?

Excellence flourishes in an environment that embraces the broadest range of people and reflects local communities. The YorkU Student Equity & Diversity Census will support our commitment to creating inclusive working and learning environments through better understanding the characteristics of our student body.

How do I access the Student Equity & Diversity Census?
You will receive the questions in advance of completing your course enrolment.
How much time will the Student Equity & Diversity Census take to complete?

The Census is 10 short questions and should take minutes to complete.

Do I have to complete the Student Equity & Diversity Census or is it voluntary?

Each question has a prefer not to answer option available every time.

Responses are not anonymous, but the data collected will be kept strictly confidential. Any published Student Equity & Diversity Census results will be summarized into broad categories with personal identifying information removed to protect your privacy.

Who should complete the Student Equity & Diversity Census?

The Census will be presented to undergraduate and graduate students on the registration and course enrolment module on an annual basis. Student input will inform our policies, practices, programs and services from an access and inclusion perspective. It will also allow us to communicate directly about services and opportunities designed specifically for specific student populations.

Can I change my responses once I have submitted the Census?

Once you complete all questions and submit the full Census, your responses on will be recorded as complete for 2022. If your circumstances change, you will be able to provide new Census responses in 2023.

How will the Student Equity & Diversity Census results be used?

The information we collect will be used to develop, assess, and maintain programs and initiatives that respond to the needs of our students. Through connections with other student-related information, we will increase our ability to understand and improve the experience of our students. This information will also help us to strengthen student recruitment efforts, access to university education and success strategies to address and eliminate barriers within our processes.

How will this information advance equity, diversity and inclusion values within our practices and processes?

It is critical to the success of our students to ensure the University addresses and eliminates barriers to access to university education, retention across all years of study and degree completion, and to build a strong sense of community and belonging.

York has many programs to support identified populations including our mature students, Black students, Indigenous students, undocumented students and students with accessibility needs. It is through these targeted services that we help enable student success.

This information will support a better understanding of the factors that potentially contribute or reinforce or underline systemic racial inequalities in outcomes. The sociodemographic information students share will provide the opportunity to better understand where we need to improve and set goals to measure our progress.

How will this data inform removing barriers for underrepresented student groups?

The information we gather will help us see who’s here and who isn’t – at the University in general, and in specific faculties and programs. It will let us know whether we’re adequately engaging and supporting students from diverse backgrounds, particularly those who are historically and currently underrepresented in postsecondary education. It will enable us to better understand the experience of students and how this might be impacted by the intersections of the various aspects of their identity.

Examples of action may include:

  • Assessment of the effectiveness of student support programming and services.
  • Increasing support for underrepresented student communities at the outreach, recruitment, and admissions stages, and throughout their time at the University.
Why does the census focus on the specific demographic areas that it does?

The Census is gathering a broad range of demographic information – this includes information about gender identity, sexual orientation, disability, Indigeneity, race and ethnicity, language and educational attainment of guardians. This data will help us understand our student community and identify any gaps in representation and effectiveness of student support programming and services.

Why does the Student Equity & Diversity Census use the terms and definitions it does?

The people involved in the development of the Student Equity & Diversity Census worked hard to obtain feedback about language from multiple stakeholders around the York University community, as well as other external sources that address sociodemographic topics.

I don’t identify with any equity-deserving group. Should I complete the survey?

The primary goal of this Census is to gain a deeper understanding of the composition of our student community. The data we collect will help us to learn more about who isn't currently represented in our community, but it will also show us how to provide better supports to our current student population. Your personal participation in the Census is a way to be part of our collective action towards advancing equity for students.

Will my responses have any impact on my academic record or any other student records?

No. The data you share won’t affect your academic record in any way. It will not have any impact on your eligibility for admission or registration to any York program. No instructor, teaching assistant or Academic Advisor will have access to the personal information gathered.

Isn’t it discrimination to ask me about my racial or gender identity and whether or not I identify as an Indigenous person, a person with a disability or a 2SLGBTQ+ person?

No, in fact it is an important first step towards equity and inclusion to know who is here and who isn't. If we don't know what the problems are, we can't fix them.

Doesn’t everyone have an equal opportunity to attend university?

It would be great if that were true. However, some people have advantages and some people have disadvantages. It is like a video game where some players get more and better tools with fewer and easier obstacles, and some players get less and weaker tools with more difficulty and a greater number of obstacles. If both players can get the same number of points for completing the same tasks, then the player with the better tools, and fewer and easier obstacles, is more likely to get a higher score. That doesn't mean, however, that they are a better player.

If university admission is comparable to getting a high score, then students with fewer resources and more obstacles are disadvantaged and their academic ability may not be fully recognized.

Privacy-related FAQs

Will results of the Student Equity & Diversity Census be published?

Aggregated and de-identified information from the Student Equity & Diversity Census will be published to help the University and our community partners understand and eliminate barriers to post-secondary education and ensure support for all our students.

Will students be asked to participate in the discussion of the Student Equity & Diversity Census results?

Yes. The results will be shared with student groups and will the Student Equity & Diversity working group, which includes students from student government and other student organizations.

Why do I have to log into Passport York to participate in the Student Equity & Diversity Census?

We use Passport York to ensure that anyone entering the survey is an eligible respondent for the survey and to control for duplicated responses.

Your Passport York credentials (your username and password), name, and student identification number are not saved with Student Equity & Diversity Census data.

What data will be stored with my survey responses?

We have assigned a pseudo-ID key to your student identification number. The pseudo-ID key could look something like this for example, uba8fk4h27.

When you log in through Passport York to complete the survey, only this pseudo-ID key is saved with your survey data. Your name, email and student identification number are, again, not saved with your survey responses. Geo-location data and IP addresses are not stored with survey responses.

For more information about privacy as it relates to the Census, read the Census Privacy Statement.

What is this “pseudo-ID”, and how will it be used?

The pseudo-ID is a code consisting of random letters and numbers. The pseudo-ID is also associated with your student identification number.

Only the pseudo-ID is ever stored with your survey data, so the pseudo-ID helps to protect your identity during data collection, use and storage. In a secure manner, the pseudo-ID and student identification number can be used together to link multiple datasets together for data analysis. After the data are linked and prior to data analysis, the student identification number is removed from the data to be analyzed. This means that even the person who analyzes the data never sees any obvious personal identifier during analysis.

Will my information be kept confidential and how will it be stored? Who is seeing my data from the Census?

Any information you provide to York University through the Student Census will be kept secure and strictly confidential.

Data from the Student Equity & Diversity Census is collected through our online form on Qualtrics. After the collection period is over, the responses are transferred from Qualtrics to York’s secure onsite servers. The raw information in Qualtrics is then permanently deleted.

Data is encrypted at all times. On York University’s servers, Student Equity & Diversity Census responses are stored separately from other administrative records and systems (e.g., academic records, York University’s Student Identification System, etc.). Access to detailed information is limited to those supporting York’s institutional reporting.

Any personal identifying information is removed prior to analysis and reporting. Published Student Equity & Diversity Census results are reported in the aggregate, with information summarized in broad categories.

For more information, read the Census Privacy Statement.

How is my privacy protected?

The University’s Privacy Office has been consulted to ensure your personal information is collected, used and stored in a way that is consistent with the Freedom of Information & Protection of Privacy Act of Ontario. At all times, personal information will be protected in accordance with the Act.

If you have questions, please contact the York University Information, Privacy & Copyright Office at You can also read the Census Privacy Statement for more information. Your privacy is protected at York University.

Who should I contact if I have questions about the Student Equity & Diversity Census itself?

If you encounter any technical issues with the survey, please email Victoria Ng, Senior Institutional Analyst, Office of Institutional Planning & Analysis (

If you have questions about the Student Equity & Diversity Census questions themselves or how the information from the Census will be used, please email

FAQ générale

Sur quelle période se déroulera le Recensement sur l’équité et la diversité de la population étudiante (REDPE)?
Le sondage sera ouvert du 21 septembre au 29 octobre 2021.
Le recensement est-il accessible?
Oui, toutes les questions du recensement sont accessibles selon les règles AA/508 du WCAG.
Pourquoi le REDPE est-il important pour l’Université York?
L’inclusion est extrêmement importante pour l’Université York et notre engagement envers une communauté plus inclusive se reflète dans nos valeurs fondamentales et dans notre plan académique. Le REDPE est essentiel, car il permettra à l’Université York d’en savoir plus sur la diversité de ses étudiants. Les réponses constituent une étape d’acquisition d’information afin de créer un avenir plus inclusif en aidant York à réduire les obstacles à l’accès et à offrir des services, des soutiens et des ressources ciblés dont vous pourrez profiter. 
Y a-t-il déjà eu un tel recensement à York auparavant? 
Il s’agit du premier recensement de ce genre à l’Université York. Cependant, l’Université prévoit en faire un exercice annuel auprès de la population étudiante.
Pourquoi York collecte-t-elle ces données?
L’excellence se développe dans un environnement qui intègre le plus large éventail de personnes et qui reflète les communautés locales. Le REDPE de l’Université York appuiera notre engagement à créer des environnements de travail et d’apprentissage inclusifs en nous permettant de mieux comprendre notre population étudiante.
Comment puis-je accéder au REDPE?

Vous recevrez un message comprenant un lien vers le sondage. Lorsque vous cliquerez sur le lien, vous devrez vous connecter à Passport York. Vous pourrez alors accéder au sondage, qui se trouve sur le site de l’Université York, sous licence Qualtrics.

Combien de temps me faudra-t-il pour remplir le REDPE?
Le sondage comporte 11 courtes questions et devrait prendre seulement quelques minutes à remplir.
Est-il obligatoire de remplir le REDPE ou est-ce volontaire?
À l’heure actuelle, la participation est entièrement volontaire et chaque question comporte également une option « Je préfère ne pas répondre ». Les réponses ne sont pas anonymes, mais les données recueillies resteront strictement confidentielles. Tous les résultats publiés du REDPE seront regroupés en grandes catégories et les renseignements personnels seront supprimés afin de protéger votre vie privée.
Qui devrait remplir le REDPE?
Le sondage sera distribué à tous les étudiants de premier cycle et cycle supérieur en septembre et octobre 2021, puis chaque année par la suite. Vos observations influenceront nos politiques, pratiques, programmes et services dans une perspective d’accès et d’inclusion. Elles nous permettront également de communiquer directement les possibilités et les services conçus expressément pour des populations étudiantes données.
Existe-t-il des incitatifs pour remplir le REDPE?

Oui, il y a 51 prix à gagner au total. Avant de participer, veuillez lire et comprendre le règlement du concours.

Les prix du tirage incluent :

  • Prix principal : un (1) iPad Pro dont la valeur est évaluée à 1 529,00 $ CA avant taxe.
    • Un iPad Pro de 12,9 po, gris cosmique ou argent, puce Apple M1, 256 Go de stockage et option de connectivité Wi-Fi.
  • Grands prix : dix (10) cartes-cadeaux Amazon d’une valeur de 100 $ CA chacune.
  • Prix intermédiaires : dix (10) cartes-cadeaux Uber Eats d’une valeur de 50 $ CA chacune.
  • Petits prix : trente (30) cartes YU à dollars flex d’une valeur de 10 $ CA chacune.
Puis-je modifier mes réponses après avoir soumis le REDPE?

Une fois que vous aurez répondu à toutes les questions et soumis le REDPE, vos réponses seront enregistrées pour 2021. Si votre situation change, vous pourrez fournir de nouvelles réponses au REDPE en 2022.

Vous ne devriez pas remplir le REDPE plus d’une fois en 2021. Les soumissions répétées seront signalées comme des doubles, ce qui signifie que toute participation supplémentaire au tirage sera supprimée. Consultez la page Prix et incitatifs pour lire et comprendre le règlement du concours et pour obtenir plus de détails sur les prix et la manière de participer.

Comment les résultats du REDPE seront-ils utilisés?
Les informations que nous recueillons seront utilisées pour développer, évaluer et maintenir des programmes et des initiatives qui répondent aux besoins de nos étudiants. Grâce aux rapprochements avec d’autres informations relatives aux étudiants, nous pourrons mieux comprendre et améliorer l’expérience de nos étudiants. Ces informations nous aideront aussi à renforcer les efforts de recrutement des étudiants, l’accès à l’enseignement universitaire et les stratégies de réussite pour aborder et éliminer les obstacles au sein de nos processus.
Comment cette information fera-t-elle progresser les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion au sein de nos pratiques et processus?

Il est essentiel pour la réussite de nos étudiants et de nos étudiantes de veiller à ce que l’Université élimine les obstacles à l’accès à l’éducation, à la rétention et à l’achèvement des études et crée un fort sentiment de communauté et d’appartenance.

York a de nombreux programmes en place pour appuyer les populations identifiées, notamment nos étudiants adultes, noirs, autochtones, sans papiers et ayant des besoins d’accessibilité. C’est grâce à ces services ciblés que nous contribuons à la réussite des étudiants et étudiantes.

Cette information permettra de mieux comprendre les facteurs qui contribuent potentiellement aux inégalités raciales systémiques ou qui les renforcent et soulignent. Les informations sociodémographiques partagées par la population étudiante nous permettront de mieux cerner les domaines dans lesquels nous devons nous améliorer et de fixer des objectifs pour mesurer nos progrès.

Comment ces données permettront-elles d’éliminer les obstacles pour les groupes d’étudiantes et d’étudiants sous-représentés?

Les informations recueillies nous aideront à voir quel groupe est présent, à l’Université en général, et dans des facultés et programmes précis. Elles nous permettront de savoir si nous engageons et soutenons adéquatement la population étudiante de diverses origines, en particulier les individus qui sont historiquement et actuellement sous-représentés dans l’enseignement postsecondaire. Elles nous permettront de mieux comprendre l’expérience des étudiants et la manière dont celle-ci peut être influencée par les croisements des différents aspects de leur identité.

Les exemples d’action peuvent inclure :

  • Évaluer l’efficacité des programmes et services de soutien aux étudiantes et étudiants;
  • Accroître le soutien à la population étudiante sous-représentée aux stades de la sensibilisation, du recrutement et de l’admission, et tout au long de leur séjour à l’Université. 
Pourquoi le REDPE met-il l’accent sur ces démographies en particulier?
Le REDPE permet de recueillir un large éventail d’informations démographiques, notamment sur l’identité de genre, l’orientation sexuelle, la situation de handicap, l’indigénéité, la race et l’ethnie, ainsi que le niveau d’éducation des parents/tuteurs. Ces données nous aideront à comprendre notre communauté étudiante et à définir les lacunes dans la représentation et l’efficacité des programmes et services de soutien aux étudiants.
Pourquoi le REDPE a-t-il choisi d’utiliser ces termes et définitions en particulier?
Les personnes qui ont participé à l’élaboration du REDPE se sont efforcées d’obtenir des commentaires sur les termes auprès de multiples intervenants de la communauté de l’Université York, ainsi que d’autres sources externes qui traitent de sujets
Je ne m’identifie à aucun groupe digne d’équité. Dois-je répondre au sondage?
L’objectif principal de ce recensement est de mieux comprendre la composition de notre communauté étudiante. Les données que nous recueillons nous aideront à en savoir plus sur les personnes qui n’y sont pas représentées actuellement et elles nous montreront aussi comment mieux soutenir notre population étudiante actuelle. Votre participation personnelle au recensement est un moyen de faire partie de notre action collective visant à faire progresser l’équité pour les étudiantes et les étudiants.
Mes réponses auront-elles des répercussions sur mes résultats scolaires ou tout autre dossier étudiant?
Non. Les données que vous partagez n’affecteront en aucun cas votre dossier universitaire. Cela n’aura aucun impact sur votre admissibilité pour vous inscrire à un programme de York. Aucun enseignant, assistant d’enseignement ou conseiller pédagogique n’aura accès aux informations personnelles recueillies.
N’est-ce pas de la discrimination que de me demander mon identité raciale ou de genre et si je m’identifie comme une personne autochtone, une personne en situation de handicap ou une personne 2SLGBTQ+?
Non, en fait, c’est un premier pas important vers l’équité et l’inclusion que de savoir quel groupe est présent. Si nous ne savons pas quels sont les problèmes, nous ne pouvons pas les résoudre.
L’accès à l’université n’est-il pas égal pour tout le monde?

Ce serait vraiment bien si c’était vrai. Cependant, certaines personnes ont des avantages que d’autres n’ont pas. C’est comme un jeu vidéo où certains joueurs obtiennent des outils plus nombreux et plus performants et moins d’obstacles, et d’autres, des outils moins nombreux et plus faibles avec un plus grand nombre d’obstacles. Si les deux joueurs peuvent obtenir le même nombre de points en accomplissant les mêmes tâches, le joueur disposant de meilleurs outils et de moins d’obstacles a plus de chances d’obtenir un meilleur résultat. Ce qui ne veut pas dire pour autant qu’il est meilleur.

Si l’admission à l’université est comparable à l’obtention d’une note élevée, les étudiants disposant de moins de ressources et rencontrant plus d’obstacles sont désavantagés et leurs capacités académiques risquent de ne pas être pleinement reconnues.

Les femmes, les étudiantes et étudiants racialisés, autochtones, en situation de handicap, 2SLGBTQ+ et de première génération ne bénéficient-ils pas de plus d’avantages, comme un meilleur accès aux bourses?

La plupart des bourses étudiantes et des programmes d’aide financière sont accessibles à tout étudiant ou étudiante qui en a besoin et/ou sont fondés sur les résultats scolaires et des critères autres que l’appartenance à un groupe en quête d’équité.

Il existe un petit nombre de bourses pour remédier aux désavantages que certains étudiants rencontrent dans l’accès à l’éducation en raison d’une longue histoire de discrimination, d’obstacles permanents, de stéréotypes et de préjugés. Par exemple, en raison des discriminations passées et présentes, de nombreux autochtones vivent dans la pauvreté. C’est pourquoi il existe des bourses précises pour les aider à obtenir un soutien financier afin de pouvoir fréquenter l’université. Contrairement aux idées fausses véhiculées, les étudiants autochtones ne bénéficient pas de l’enseignement universitaire gratuit.

FAQ sur la vie privée

Les résultats du Recensement sur l’équité et la diversité de la population étudiante (REDPE) seront-ils publiés?
Les informations agrégées et dépersonnalisées du REDPE seront publiées pour aider l’Université et ses partenaires communautaires à comprendre et à éliminer les obstacles à l’éducation postsecondaire et à assurer un soutien à toute la population étudiante.
La population étudiante sera-t-elle invitée à participer à la discussion au sujet des résultats du REDPE?
Oui. Les résultats seront partagés avec les groupes étudiants et le Groupe de travail sur l’équité et la diversité de la population étudiante, qui comprend des membres du gouvernement étudiant et d’autres organisations étudiantes.
Pourquoi dois-je me connecter à Passport York pour participer au REDPE?

Nous utilisons le Passport York pour nous assurer que toute personne se connectant au sondage est admissible pour y répondre et pour contrôler les questionnaires remplis en double.

Les données d’identification de votre Passport York (votre nom d’utilisateur et votre mot de passe), votre nom et votre matricule étudiant ne sont pas sauvegardés avec les données du REDPE.

Quelles données seront entreposées avec mes réponses au sondage?

Nous avons attribué une pseudo-identité à votre matricule étudiant, qui ressemblera à ceci : uba8fk4h27.

Lorsque vous vous connectez sur Passport York pour répondre au sondage, seule cette pseudo-identité est enregistrée avec vos données. Votre nom, votre adresse électronique et votre matricule étudiant ne sont pas enregistrés avec vos réponses. Les données de géolocalisation et les adresses IP ne sont pas entreposées avec les réponses.

Pour plus d’informations sur la protection de la vie privée dans le cadre du recensement, lisez la politique de confidentialité du recensement.

Qu’est-ce que cette « pseudo-identité » et comment sera-t-elle utilisée?

Il s’agit d’un code composé de lettres et de chiffres aléatoires, qui est associé à votre matricule étudiant.

Seule la pseudo-identité sera entreposée avec les données du sondage. Elle permet donc de protéger votre identité pendant la collecte, le traitement et l’entreposage des données. La pseudo-identité et le matricule étudiant peuvent être utilisés ensemble de manière sécurisée pour relier plusieurs ensembles de données à des fins d’analyse. Après le couplage des données et avant l’analyse de celles-ci, le matricule étudiant est retiré de l’analyse. Cela signifie que même la personne qui regarde les données ne voit jamais d’identifiants personnels.

Mes informations resteront-elles confidentielles et comment seront-elles conservées? Qui voit mes données du recensement?

Toute information que vous fournissez à l’Université York par le biais du recensement des étudiants sera gardée en sécurité et strictement confidentielle.

Les données du REDPE sont recueillies par le biais de notre formulaire en ligne sur Qualtrics. Une fois la période de collecte terminée, les réponses sont transférées de Qualtrics à des serveurs sécurisés sur le site de York. Les informations brutes dans Qualtrics seront alors supprimées de façon permanente.

Les données sont cryptées en tout temps. Sur les serveurs de l’Université York, les réponses au REDPE sont entreposées séparément des autres dossiers et systèmes administratifs (par exemple, les dossiers scolaires, le système de matricules étudiants de York, etc.). L’accès aux informations détaillées est limité à ceux qui maintiennent les rapports institutionnels de York.

Toute information d’identification personnelle est supprimée avant l’analyse et le rapport. Les résultats publiés du REDPE sont rapportés de manière globale, les informations étant résumées en grandes catégories.

Pour plus d’informations, lisez la politique de confidentialité du recensement.

Comment ma vie privée est-elle protégée?

Le Bureau de la vie privée de l’Université a été consulté pour s’assurer que vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés et conservés selon la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario. En tout temps, les renseignements personnels seront protégés conformément à la Loi.

Si vous avez des questions, veuillez contacter le Bureau de l’information, de la protection de la vie privée et des droits d’auteur de l’Université York à : Vous pouvez également lire la politique de confidentialité du recensement (link) pour plus d’informations. Votre vie privée est protégée à l’Université York.

Qui dois-je contacter si j’ai des questions sur le REDPE?

Si vous rencontrez des problèmes techniques avec le sondage, veuillez écrire à Victoria Ng, analyste institutionnelle principale, Bureau de la planification institutionnelle et analyse (

Si vous vous interrogez sur les questions du REDPE elles-mêmes ou sur la façon dont les informations seront utilisées, veuillez écrire à