Regulation Regarding Student Organizations

Overview

York University has many opportunities for student involvement through clubs and governments that provide activities, services, advocacy and representation to enrich the diversity and quality of life of all students.

In order to be recognized by the University, student governments and clubs must follow certain qualifications established by the University. These requirements are set out in a regulation called "Presidential Regulation 4".

At the request of President Rhonda Lenton, Vice-Provost, Students, Lucy Fromowitz undertook a review of the regulation. After extensive student consultations, the amended Regulation (Regulation Regarding Student Organizations) was approved by the Board of Governors on March 1, 2022. The Regulation will take effect on Jan. 1, 2023.

Purpose of the Revision

Presidential Regulation 4 has been in effect since Jan.1989 and has never been revised. York University is seeking to update language, clarity, format, and understand how it relates to other policy structures (e.g. Code of Rights and Responsibilities).

The Regulation also contains the Guidelines and Procedures for the Conduct of Student Referenda at York University. These guidelines and procedures are not within the scope of this current review.

Communication and Student Consultations

The University has undergone student consultations in order to inform students on the revision process and receive feedback. Below are examples of how the University connected directly with students and their representatives:

  • a survey to all undergraduate and graduate students (sent by email);
  • student community forum about the purpose and process of the revision;
  • student community and student organization consultations; and
  • solicited additional written feedback on the draft Regulation from student organizations.

Student Community Forum

The Vice-Provost, Students hosted a student community forum about the purpose and process of the Presidential Regulation 4 revision on November 19, 2020. This was an opportunity for students to provide suggestions and have their questions answered by members of the Division of Students team.

Watch a recording of the student community forum:

Feedback

More than 4,700 students participated in a survey, and we gathered feedback from student organizations. In April 2021, we asked for additional feedback on the draft of the Regulation Regarding Student Organizations. The feedback period closed on July 16, 2021.

After careful consideration and review of written feedback received, the Regulation Regarding Student Organizations has been updated and received approval by the President and the Board of Governors at York University. The Regulation will come into effect on Jan. 1, 2023, allowing time for student organizations to review their constitutions, by-laws, articles or other pertinent documents and practices to ensure alignment with the Regulation.

The Centre for Student Community & Leadership Development will offer a suite of education and training opportunities, virtual and in-person, and digital resources to assist student organizations to understand the revised Regulation.


Contact

Have questions or comments about the Regulation Regarding Student Organizations? Please email the Office of the Vice-Provost, Students at vpstudents@yorku.ca.

Règlement sur les organisations étudiantes

Vue d’ensemble

L’Université York offre aux étudiantes et aux étudiants de nombreuses possibilités de s’impliquer par l’entremise de clubs et d’organisations qui proposent des activités, des services, une défense des droits et une représentation afin d’enrichir la diversité et la qualité de vie de toute la population étudiante.

Afin d’être reconnus par l’Université, les clubs étudiants et les organisations étudiantes doivent répondre à certains critères établis par l’Université. Ces exigences sont énoncées dans le « Règlement présidentiel numéro 4 ».

À la demande de la présidente, Rhonda Lenton, la vice-rectrice aux affaires étudiantes, Lucy Fromowitz a entrepris la révision du Règlement. Après de vastes consultations auprès de la communauté étudiante, le Règlement modifié (Règlement relatif aux organisations étudiantes) a été approuvé par le Conseil d’administration le 1er mars 2022. Le Règlement entrera en vigueur le 1er janvier 2023.

Objectif de la révision

Le Règlement présidentiel numéro 4 est en vigueur depuis janvier 1989 et n’a jamais été refondu. L’Université York cherche à mettre à jour le langage, la clarté, le format et à comprendre ses liens à d’autres structures de politiques (p. ex. le Code des droits et responsabilités).

Le Règlement actuel contient également les lignes directrices et les procédures relatives à la conduite des référendums étudiants à l’Université York. Ces lignes directrices et procédures ne font pas l’objet de la présente révision.

Communication et consultations auprès de la population étudiante

L’Université a procédé à des consultations auprès de la population étudiante afin de l’informer du processus de révision et de recueillir ses commentaires. Vous trouverez ci-dessous des exemples de la manière dont l’Université a communiqué directement avec les étudiantes et les étudiants et leurs représentants :

  • un sondage auprès des étudiantes et des étudiants de premier cycle et de cycles supérieurs (envoyé par courriel);
  • un forum de la communauté étudiante sur l’objectif et le processus de la révision;
  • des consultations avec les clubs étudiants et organisations étudiantes; et
  • une sollicitation de commentaires écrits supplémentaires sur l’ébauche de Règlement auprès des organisations étudiantes.

Forum de la communauté étudiante

Le 19 novembre 2020, la vice-rectrice aux affaires étudiantes a organisé un forum de la communauté étudiante sur l’objectif et le processus de révision du Règlement présidentiel numéro 4. Ce fut l’occasion pour les étudiantes et les étudiants de faire des suggestions et d’obtenir des réponses à leurs questions de la part des membres de l’équipe de la Division des étudiants.

Écoutez un enregistrement du forum de la communauté étudiante :

Commentaires

Plus de 4 700 membres de la communauté étudiante ont participé à un sondage et nous avons recueilli les réactions des organisations étudiantes. En avril 2021, nous avons demandé des commentaires supplémentaires au sujet de l’ébauche de Règlement relatif aux organisations étudiantes. La période de rétroaction a pris fin le 16 juillet 2021.

Après un examen attentif et une révision des commentaires écrits reçus, le Règlement relatif aux organisations étudiantes a été mis à jour et a reçu l’approbation de la présidente et du conseil d’administration de l’Université York. Le Règlement entrera en vigueur le 1er janvier 2023, ce qui laisse le temps aux organisations étudiantes de revoir leurs constitutions, règlements, articles ou autres pratiques et documents pertinents afin de s’assurer qu’ils sont conformes au Règlement.

Le Centre de la communauté étudiante et du développement du leadership (SC&LD) offrira une série de formations virtuelles et en personne ainsi que des ressources numériques pour aider les organisations étudiantes à comprendre le Règlement modifié.


Contact

Vous avez des questions ou des commentaires sur le Règlement relatif aux organisations étudiantes? Veuillez envoyer un courriel au Bureau de la vice-rectrice aux affaires étudiantes à vpstudents@yorku.ca.